Архивското и канцелариското работење е тивката обврска за усогласеност што повеќето бизниси ја занемаруваат — сè додека инспекција или спор не побараат документ што не можат да го најдат или не смееле да го уништат. Компаниите мора да ги организираат, складираат и чуваат своите документи според определени стандарди, а некои документи мора да се чуваат со децении. Еве како изгледа усогласена поставка.
План за чување и листи
Мора да имате и применувате план на архивски знаци, листа на архивски материјал и листа на документарен материјал со рокови на чување. Планот следи стандардна структура (општ дел што ги опфаќа основните функции, плус посебен дел за вашата дејност), а вашите рокови на чување мора да соодветствуваат со стандардните.
Колку долго да се чуваат документите
Роковите на чување се разликуваат според видот на документот. Како водич за стандардните рокови:
| Вид документ | Вообичаен рок |
|---|---|
| Плати и кадровски документи | 45 години |
| Сметководствена документација | 10 години |
| Договори | 10 години |
| Општа преписка | 1–2 години |
Долгите рокови за платите и кадровските документи постојат затоа што поранешните вработени може да им затребаат за пензиски и други права години подоцна — што е токму причината зошто не смеат да се уништат предвреме.
Деловодник и дневна евиденција
Водите деловодник — основната книга на евиденција на влезните и излезните документи, со основни броеви и подброеви — заклучуван на крајот на секоја година. На влезните документи се става приемен штембил и роковен штембил (со архивски знак и рок на чување). Со интерен акт ја утврдувате одговорноста за канцелариско и архивско работење на организациска единица или, за мал бизнис, на едно овластено лице.
Не сте сигурни како ова се однесува на вас?
Добијте јасен одговор од верифициран експерт.
Чување, одбирање и уништување
Архивскиот материјал се чува одвоено од обичниот документарен материјал, сложен во означени архивски кутии во заклучен, контролиран простор заштитен од влага, температура, сончева светлина и пожар, со пристап само за овластени лица. При издавање документи, користете реверс. Повремено вршите одбирање на архивскиот од документарниот материјал според листите; а пред секое уништување, изготвувате попис на документарниот материјал за уништување, потврдувајќи дека рокот изминал и дека не е вклучен архивски материјал. Електронските документи мора да се чуваат во изворна/трајна форма и да се заштитени од неовластен пристап, менување или губење.
